Una realtà consolidata e attiva nei servizi di document management: dalla gestione del materiale cartaceo alla trasformazione ottica dello stesso, dal data entry all’e-procurement. E tanti altri servizi di efficientamento per enti pubblici e privati
In organizzazioni come aziende private, banche, compagnie e agenzie assicurative, PA
e tante altre, il volume sempre più consistente di documenti cartacei diventa un problema
sotto il profilo normativo oltre che funzionale, causando non poche criticità ai fini della consultazione e dell’accesso agli atti. Lo spazio occupato e la gestione degli archivi possono immobilizzare risorse preziose e rendere il document management poco efficiente.
La soluzione è ricorrere a servizi di deposito e custodia documentale attraverso l’esternalizzazione della gestione archivistica che, se affidata a realtà in possesso di riconosciuta professionalità ed esperienza come l’abruzzese CISIA Progetti Srl, ha un impatto minimo sull’accesso alle pratiche e un sensibile riflesso sulle risorse dell’organizzazione.
Con una distesa di scaffali alti 10mt. in un’area archivistica di 6.000 mq., l’azienda teramana (Mosciano Sant’Angelo) rappresenta una realtà consolidata e attiva nell’area della gestione documentale. Un supporto a 360 gradi che va dal management del materiale cartaceo alla trasformazione ottica dello stesso, dalla fornitura e implementazione di sistemi di archivi per enti pubblici e privati alla conservazione a norma.
«La società è nata nel 1984 – racconta Paolo Flamminii, socio fondatore e presidente CISIA Progetti – con l’obiettivo di mettere a frutto le nostre esperienze in particolari segmenti di nicchia del mercato informatico. Offriamo un elevato know-how nell’impiego di tecnologie innovative e all’avanguardia, risultato delle nostre collaborazioni con realtà internazionali come IBM. Nel tempo, specializzandoci come service bancario, ci siamo evoluti in quello che oggi è il nostro core business, la gestione documentale».
«In azienda – precisa Salvatore Iumiento, socio e responsabile amministrazione e gestione del personale – operano 14 dipendenti tra archivisti addetti alla presa in carico, inscatolamento, digitalizzazione, ricerche, consegne, ritiri e riallocazione dei documenti».
La società è attiva sul territorio nazionale ed è particolarmente attenta al contesto regionale, prestando servizi a ben 80 Comuni (tra cui i quattro capoluoghi di provincia), Asl, università banche e aziende. «Il 90% dei nostri clienti – spiega Claudio Boffa, vice presidente e responsabile commerciale – è rappresentato da Amministrazioni Pubbliche
che, producendo una grande quantità di documenti, riscontrano non poche difficoltà nel tempo ai fini della conservazione e soprattutto della consultazione. Da qui parte la loro inadempienza e inefficacia, per cui l’effetto si riverbera inevitabilmente sui cittadini. A ciò
aggiungiamo tutte le problematiche sotto il profilo della sicurezza nella custodia dei materiali».
CISIA Progetti comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità. Il servizio include le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale e contempla, inoltre, lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del
documento stesso, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna al cliente, le attività di selezione e scarto della documentazione secondo la normativa vigente.
Un altro servizio svolto da CISIA Progetti Srl, rivolto a istituti ed enti pubblici e privati, è l’archiviazione ottica per la trasformazione digitale dei documenti. Quest’ultima comprende la scansione e l’acquisizione digitale, l’indicizzazione e la gestione degli accessi alla rete da parte degli operatori, utilizzando una piattaforma applicativa realizzata dal centro di sviluppo software interno.
L’azienda è in grado di realizzare progetti in outsourcing di acquisizione ottica documentale utilizzando software altamente specializzati e rispondenti alle direttive “DigitPa”
in materia. «I vantaggi del servizio – prosegue Claudio Boffa – toccano quindi una pluralità di ambiti: reperibilità immediata dei documenti, una drastica riduzione del consumo della carta, la fruibilità grazie ad una infrastruttura elaborativa di rete ed applicativa connessa a sistemi di disaster recovery esterni e, non ultima, la sicurezza garantita da sistemi di firewall estremamente sofisticati ed aggiornati continuamente per eliminare qualsiasi possibilità di rischio».
Con il data entry (inserimento dati), un servizio che consiste nell’acquisire i dati da supporto cartaceo con digitazione manuale, viene impiegata la cosiddetta elettronicTale, una procedura che consente di generare un archivio elettronico che possa aggiornarsi e integrarsi con quello del committente. Il servizio di e-procurement di CISIA Progetti, poi, promuove la domanda di innovazione mirando a semplificazione, digitalizzazione e trasparenza della gestione del materiale economale. E ancora, l’azienda si distingue anche per servizi di rassegna stampa digitale, fatturazione elettronica, conservazione a
norma. «Siamo strutturati per la digitalizzazione di documenti di grande formato – puntualizza Romano Marini, socio e responsabile tecnico CISIA Progetti – per facilitare e
velocizzare l’accesso agli atti e la consultazione dei documenti, specie negli uffici tecnici e urbanistici dei Comuni. Abbiamo poi sviluppato un metodo per quanto concerne la logistica e attivato servizi nell’ottica della gestione dei magazzini».
